Whistleblower-ilmoituskanava

Kuinka turvallinen järjestelmä on?

Turvallisuuden ja luottamuksellisuuden varmistamiseksi Eltel Whistleblower-ilmoituskanavan tarjoaa ulkopuolinen ja riippumaton toimija. Raportointikanava on salattu ja suojattu salasanalla.

Kaikki tiedonsiirto ja henkilötietojen tallentaminen on salattu, jotta ne eivät vääristy tai joutuisi asiattomien tietoon.

Millaisia asioita varten ilmoituskanava on?

Ilmoituskanavassa voit ilmoittaa epäilyn vakavasta väärinkäytöksestä tai epäkohdasta, kuten esimerkiksi lakien tai määräysten tahallinen rikkominen, Eltelin eettisten toimintaohjeiden (Code of Conduct) rikkominen, kyseenalaiset kirjanpito- tai tilintarkastuskäytännöt, lahjonta tai korruptio.

Muihin aiheisiin liittyvät väärinkäytökset ja epäkohdat voit ilmoittaa suoraan Eltelin yhteyshenkilöllesi tai esihenkilöllesi, jos olet Eltelin työntekijä. Voit myös käyttää muuta kanavaa, joka Eltelin käytäntöjen mukaisesti soveltuu käsillä olevaan tapaukseen.

Voinko ilmoittaa nimettömästi?

Kyllä. Ilmoittaessasi asian Eltelin ilmoituskanavan kautta voit valita, haluatko antaa yhteystietosi vai pysyä nimettömänä. Sinun ei koskaan tarvitse paljastaa henkilöllisyyttäsi, mutta asian tutkimisen helpottamiseksi on kuitenkin erittäin suositeltavaa, että Ilmoittaja kertoo henkilöllisyytensä. Kaikki ilmoitukset käsitellään joka tapauksessa luottamuksellisesti.

Henkilötietojen käsittely

Eltel käsittelee ilmoituksen saatuaan Ilmoittajan (jos olet tehnyt ilmoituksen nimelläsi), ilmoitettujen henkilöiden sekä muiden tutkintaan mahdollisesti liittyvien henkilöiden (kuten todistajien tai asiantuntijoiden) henkilötietoja. Henkilötietoja käsitellään tutkintatarkoituksiin, sekä asianmukaisten jatkotoimenpiteiden yhteydessä vain siltä osin kuin on tarpeen.

Tiedot voivat sisältää yleisten henkilötietojen (esimerkiksi nimi, sosiaaliturvatunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, suhde yritykseen jne.) lisäksi myös yleisesti arkaluontoisiksi luokiteltuja henkilötietoja kuten tietoja, jotka liittyvät epäiltyihin tai tuomittuihin rikoksiin tai muihin rikkomuksiin sekä kyseisen henkilön taloudelliseen tilanteeseen, henkilösuhteisiin ja sosiaaliseen käytökseen. Tällaisten henkilötietojen käsittely voi olla tarpeen, jotta Eltel täyttää lailliset velvoitteensa.

Mitä tapahtuu kun olen tehnyt ilmoituksen?

Kun olet tehnyt ilmoituksen, kirjoita muistiin koodi jonka saat. Koodin avulla voit seurata tapaustasi. Kirjaudu sisään järjestelmään säännöllisesti, koska asiaasi tutkivien henkilöiden on ehkä kysyttävä sinulta lisäkysymyksiä.

Eltelin lakiasiainjohtaja ja HR-johtaja saavat ilmoituksen Eltelin ilmoituskanavan kautta tehdyistä ilmoituksista. Molemmilla on omat tunnukset järjestelmään ja he ovat ainoat tahot, jotka pääsevät käsiksi Eltelin ilmoituskanavan kautta tehtyihin ilmoituksiin. Vastaanotettuaan ilmoituksen he päättävät, ovatko saadut tiedot luonteeltaan sellaisia, että ne pitäisi käsitellä whistleblowing- ilmoitusjärjestelmän puitteissa.